KI Meeting-Protokoll — vom Transkript zum fertigen Protokoll

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?

Bevor du die KI loslässt, lohnt sich die Frage, welche Art Protokoll du eigentlich brauchst. Im Arbeitsalltag sind zwei Formen üblich — und KI eignet sich für beide unterschiedlich gut:

Was ein KI-generiertes Meeting-Protokoll enthält

• Wort-für-Wort-Transkript — alle Aussagen mit Zeitstempeln, als Quelle zum Nachprüfen.
• Kompakte Zusammenfassung — die wichtigsten Punkte des Meetings in wenigen Absätzen (Pro).
• Action Items — Aufgaben, die im Gespräch genannt wurden, samt Namen und Fristen, sofern sie ausgesprochen wurden.
• Entscheidungen — was beschlossen wurde und mit welcher Begründung.
• Offene Fragen — Punkte, die im Meeting nicht abschließend geklärt wurden.
• Durchsuchbarer Text — per Stichwort genau die Stelle finden, an der etwas gesagt wurde.

Zusammenfassung (Pro) oder Protokoll-Vorlage (Business)?

• KI-Zusammenfassung mit Pro — fasst das Transkript mit einem Klick zusammen: Kernpunkte, Entscheidungen, Action Items. Reicht für die meisten Team-Meetings und kostet 14,99 €/Monat.
• Protokoll-Vorlagen mit Business — das Protokoll entsteht in einer festen Struktur (z. B. Teilnehmende, Tagesordnung, Beschlüsse, Aufgaben), damit jedes Meeting gleich dokumentiert ist. Sinnvoll, wenn Protokolle regelmäßig verteilt oder archiviert werden.
• AI-Chat mit Business — stelle Fragen an das Transkript: „Was wurde zum Budget beschlossen?“ oder „Welche Aufgaben hat das Marketing-Team?“.
• Nur gelegentlich? — Kurze Meetings bis 30 Minuten transkribierst du kostenlos (TXT) und fasst sie selbst zusammen.

So erstellst du dein erstes KI-Protokoll

1. Meeting aufnehmen — Nutze die Aufnahme-Funktion deines Meeting-Tools oder ein Aufnahmegerät im Raum. Hol vorher die Einwilligung aller Teilnehmenden ein — heimliche Aufnahmen sind in Deutschland nach § 201 StGB strafbar. Die Details zum Ablauf stehen in der Anleitung Meeting transkribieren.
2. Aufnahme zu Scriptivo hochladen — Lade die MP4- oder M4A-Datei direkt hoch — die Tonspur wird automatisch extrahiert. Kostenlos bis 30 Minuten, mit Pro bis 4 Stunden pro Datei.
3. Protokoll erzeugen — Nach wenigen Minuten ist das Transkript fertig. Mit Pro generierst du daraus die KI-Zusammenfassung, mit Business ein Protokoll nach Vorlage. Mit Sprechererkennung (ab Pro) steht im Protokoll, wer was vorgeschlagen oder übernommen hat — Namen und Aufgaben trotzdem kurz gegenlesen.
4. Exportieren und teilen — Exportiere das Protokoll mit Pro als DOCX oder PDF (kostenlos als TXT) und verteile es per E-Mail oder in Notion, Confluence oder Slack.

Datenschutz bei KI-Meeting-Protokollen

Meetings enthalten oft sensible Inhalte — Strategien, Personalentscheidungen, Kunden-Details. Prüfe bei jedem KI-Tool, wer die Daten verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden.

Bei Scriptivo erfolgt die Datenverarbeitung nach DSGVO-Grundsätzen, die Übertragung ist verschlüsselt, und du kannst Transkripte inkl. Audio jederzeit selbst löschen. Welche Dienstleister beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung. Für Personalgespräche oder Meetings mit Gesundheits- oder Mandantendaten prüfe deine eigenen Anforderungen (Einwilligung, AV-Vertrag) — im Zweifel ist ein lokales Tool die bessere Wahl.