Webex-Aufnahme transkribieren — vom aufgezeichneten Meeting zum fertigen Protokoll

Cloud-Aufnahme oder lokale Aufnahme: Wo liegt deine Datei?

Webex kennt zwei Arten der Aufzeichnung. Bei der Cloud-Aufnahme landet das Meeting auf den Webex-Servern und erscheint in der Aufzeichnungsliste deines Webex-Kontos. Von dort kannst du sie in der Regel als MP4 herunterladen. Ob der Download erlaubt ist und wie lange Aufnahmen gespeichert bleiben, hängt allerdings von deinem Plan und den Einstellungen deiner Administratoren ab. Findest du keinen Download-Button, frag bei deiner IT oder bei der Person nach, die das Meeting aufgezeichnet hat.

Bei der lokalen Aufnahme speichert die Webex-App die Datei direkt auf deinem Computer. Aktuelle Versionen legen hier üblicherweise ebenfalls MP4-Dateien ab. Ältere Webex-Versionen nutzten dagegen eigene Formate wie ARF (Advanced Recording Format) oder WRF. Diese kann Scriptivo nicht direkt verarbeiten: Du musst sie zuerst in MP4 umwandeln, je nach Version mit dem Webex Network Recording Player bzw. dem Webex Recording Editor, sofern dir diese Programme noch zur Verfügung stehen.

Schritt für Schritt: Webex-Aufnahme in Text umwandeln

1. Aufnahme herunterladen — Öffne die Aufzeichnungsliste in Webex (Web oder App), wähle das Meeting und lade die MP4-Datei herunter. Lokale Aufnahmen findest du in dem Ordner, den du beim Aufzeichnen gewählt hast.
2. Alte Formate umwandeln — Liegt die Datei als ARF oder WRF vor, exportiere sie zuerst als MP4. Andere Formate wie MP3, M4A oder WAV kannst du direkt verwenden.
3. Bei Scriptivo hochladen — Zieh die MP4 in die Upload-Zone. Scriptivo extrahiert im Browser nur die Tonspur, die Videogröße spielt also keine Rolle. Wähle die Sprache des Meetings manuell aus, das verbessert das Ergebnis besonders bei Fachbegriffen oder Akzenten.
4. Sprecheranzahl angeben — Mit Pro, dem 7-Tage-Pass oder Business kannst du beim Upload angeben, wie viele Personen sprechen (Automatisch, 2, 3, 4, 5 oder 6+). Dann ordnet Scriptivo die Absätze genauer den einzelnen Teilnehmenden zu.
5. Korrigieren, exportieren, weiterverarbeiten — Prüfe Namen und Fachbegriffe im Editor, hör unklare Stellen im integrierten Player nach und exportiere: kostenlos als TXT, mit Pro auch als DOCX, PDF, SRT oder VTT.

Webex hat doch eigene Transkripte, warum Scriptivo?

Je nach Plan und Einstellungen bietet Webex eigene Untertitel, Live-Captions oder Transkripte an. Wenn diese Funktionen bei dir aktiviert sind und dir reichen, ist das völlig in Ordnung. In der Praxis stoßen viele aber an Grenzen: Die Funktion ist im eigenen Plan nicht freigeschaltet, das Transkript lässt sich nicht bequem bearbeiten, oder du brauchst ein sauberes Dokument statt einer Textansicht im Player.

• Bearbeitbarer Text — Du korrigierst direkt im Browser und hörst jede Stelle über die Zeitstempel nach.
• Saubere Dokumente — Mit Pro exportierst du als DOCX oder PDF, fertig zum Ablegen oder Verschicken.
• Untertitel — SRT oder VTT für Schulungsvideos, die du intern weiterverwendest.
• KI-Protokoll — Mit Pro erstellt die KI-Zusammenfassung die Kernpunkte, mit „Umschreiben“ im Stil Protokoll formst du daraus Beschlüsse und Aufgaben. Business bietet zusätzlich Protokoll-Vorlagen und einen AI-Chat mit dem Transkript.
• Wer hat was gesagt — Die Sprechererkennung (ab Pro) ordnet Absätze automatisch den Teilnehmenden zu; Namen vergibst du per Klick oder über KI-Namensvorschläge.

Vom Transkript zum Meeting-Protokoll

Ein Wortprotokoll ist selten das, was am Ende verschickt wird. Meist brauchst du eine knappe Zusammenfassung mit Entscheidungen, offenen Punkten und Verantwortlichen. Genau hier sparst du die meiste Zeit: Statt die Aufnahme noch einmal komplett anzuhören, lässt du dir aus dem Transkript eine Zusammenfassung erstellen und prüfst sie gegen den Text. Wie ein guter KI-Workflow dafür aussieht, beschreibt der Artikel Meeting-Protokoll automatisch mit KI. Einen Überblick über alle Funktionen gibt die Seite KI-Meeting-Protokoll.

Einwilligung und Datenschutz

Webex zeigt in der Regel an, wenn ein Meeting aufgezeichnet wird. Trotzdem gilt: Wer nichtöffentlich gesprochene Worte ohne Einverständnis aufnimmt, macht sich in Deutschland strafbar (§ 201 StGB). Kündige die Aufnahme also vorab an und hol dir die Zustimmung aller Teilnehmenden, bevor du sie weiterverarbeitest.

Scriptivo überträgt Dateien verschlüsselt, nutzt sie nicht zum KI-Training und du kannst Transkripte samt Audio jederzeit löschen. Betreiber und Dienstleister sitzen in den USA; die Übermittlung stützt sich auf EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Details findest du in der Datenschutzerklärung. Klär bei internen Firmenmeetings vorab, ob deine Unternehmensrichtlinien externe Dienste erlauben.