Meeting transkribieren — Schritt für Schritt zum fertigen Transkript

Vorbereitungs-Checkliste vor dem Meeting

1. Einwilligung einholen — Kündige die Aufnahme vorher an (Einladung oder zu Beginn) und hol die Zustimmung aller Teilnehmenden ein. Heimliche Aufnahmen des nicht-öffentlich gesprochenen Worts sind in Deutschland nach § 201 StGB strafbar.
2. Aufnahme-Recht klären — Bei Zoom, Teams oder Meet darf oft nur der Host aufnehmen, und manche Firmen schränken Aufnahmen per Admin-Richtlinie ein. Prüf das vor dem Termin, nicht währenddessen.
3. Technik testen — Kurze Test-Aufnahme von 30 Sekunden: Sind alle Stimmen gut hörbar? Bei Präsenz-Meetings das Aufnahmegerät zentral platzieren.
4. Sprache und Namen notieren — Notiere die Hauptsprache sowie schwierige Namen und Fachbegriffe. So wählst du später die richtige Sprache und korrigierst schneller.
5. Wichtige Punkte laut aussprechen lassen — Bitte die Moderation, Beschlüsse und Aufgaben mit Namen und Frist laut zusammenzufassen („Tom schickt das Angebot bis Mittwoch“). Das hilft später enorm — und genannte Namen helfen der KI, die erkannten Sprecher richtig zu benennen.

Schritt 1: Das Meeting richtig aufnehmen

• Zoom — Cloud- oder lokale Aufnahme; für die Transkription reicht die Audio-Datei (M4A). Anleitung: Zoom-Aufnahme transkribieren.
• Microsoft Teams — Aufnahme landet als MP4 in OneDrive oder SharePoint, siehe Teams-Aufnahme transkribieren.
• Google Meet — Aufnahme (je nach Workspace-Plan) landet in Google Drive, siehe Google-Meet-Aufnahme transkribieren.
• Präsenz-Meeting — Smartphone oder Diktiergerät zentral platzieren, bei großen Räumen ein Konferenzmikrofon nutzen.
• Hybrid-Meeting — über die Online-Plattform aufnehmen; der Raum sollte ein gutes Konferenzmikrofon haben.

Schritt 2: Auf die Audio-Qualität achten

Die Aufnahme-Qualität ist der größte Hebel für ein gutes Transkript. Klare Aufnahmen werden sehr genau transkribiert; Hall, Hintergrundgeräusche oder großer Abstand zum Mikrofon erhöhen die Fehlerquote deutlich.

• Mikrofon nah am Sprecher — bei mehreren Personen ein Konferenz-Mikrofon oder mehrere Mikros.
• Ruhige Umgebung — Klimaanlage, Straßenlärm und Tastatur-Klicken werden mit aufgenommen.
• Kein Hall — kleinere Räume mit Möbeln/Teppich klingen besser als leere Konferenzsäle.
• Headsets bei Online-Meetings — vermeidet Echo und Feedback.
• Nicht durcheinander reden — gleichzeitiges Sprechen ist die häufigste Fehlerquelle.

Schritt 3: In Scriptivo hochladen und transkribieren

1. Datei auswählen — Ziehe die Audio- oder Video-Datei in die Upload-Zone. MP4, M4A, MP3, MOV, WAV oder WebM funktionieren ohne Konvertierung.
2. Sprache wählen — Die Sprache wird automatisch erkannt. Wähle sie besser manuell — vor allem bei Fachbegriffen oder wenn im Meeting mehrere Sprachen fielen (dann die Hauptsprache).
3. Verarbeitung abwarten — Bei einer Stunde Audio ist das Transkript typischerweise nach wenigen Minuten fertig. Kostenlos sind Dateien bis 30 Minuten möglich, mit Pro bis 4 Stunden.

Schritt 4: Transkript prüfen

• Namen und Fachbegriffe — mit deiner Notiz aus der Vorbereitung abgleichen und im Editor korrigieren.
• Unklare Stellen — auf den Zeitstempel klicken und die Stelle im Audio nachhören.
• Sprecher ergänzen — wo es wichtig ist, Namen oder Kürzel vor die Aussagen setzen.
• Beschlüsse markieren — kurz prüfen, ob Zahlen, Termine und Zusagen korrekt erkannt wurden.

Schritt 5: Exportieren und teilen

• TXT — einfacher Text zum Kopieren in Notizen oder E-Mails (auch kostenlos).
• DOCX (Pro) — Word-Dokument zum Weiterbearbeiten und Verteilen.
• PDF (Pro) — zum Archivieren und Versenden.
• SRT/VTT (Pro) — Untertitel, falls die Aufzeichnung als Video geteilt wird.
• Protokoll — mit Pro als KI-Zusammenfassung, mit Business als Protokoll-Vorlage; mehr unter KI-Meeting-Protokoll.