Therapie- und Coaching-Sitzungen transkribieren — mit Einwilligung, Datensparsamkeit und klarem Zweck

Bevor du aufnimmst: Einwilligung und Schweigepflicht

Scriptivo ist kein zertifiziertes Dokumentationssystem und ersetzt weder deine Patientenakte noch eine Praxissoftware. Es ist ein Werkzeug, das Sprache in Text umwandelt. Diese Seite gibt allgemeine Hinweise, keine rechtliche und keine therapeutische Beratung.

Das Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Zustimmung ist nach § 201 StGB strafbar. Hol dir deshalb vor jeder Aufnahme eine schriftliche, informierte Einwilligung: Wofür wird aufgenommen, wer hört oder liest mit, wo wird die Datei verarbeitet (auch: durch einen Online-Dienst mit Dienstleistern in den USA), wann wird gelöscht. Weise ausdrücklich darauf hin, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann — auch mitten in der Sitzung.

Psychotherapeut:innen und andere Berufsgruppen unterliegen zudem der Schweigepflicht nach § 203 StGB; Sitzungsinhalte sind in aller Regel Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Prüfe vor dem Upload, ob dein Berufsrecht und die Datenschutzvorgaben den Einsatz eines externen Dienstes zulassen und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist — Fragen dazu an support@scriptivo.de. Betreiber ist die Lumaris Ventures LLC (USA), Details in der Datenschutzerklärung.

Was in eine Einwilligung gehört

Eine gute Einwilligung ist konkret und verständlich. Sie sollte nicht im Kleingedruckten des Behandlungs- oder Coachingvertrags versteckt sein, sondern als eigenes Blatt vorliegen. Folgende Punkte gehören typischerweise hinein — die genaue Formulierung stimmst du mit deinem Berufsverband, deiner Kammer oder deiner Datenschutzberatung ab:

• **Zweck** — z. B. „ausschließlich für die Supervision“ oder „für die Falldarstellung in der Weiterbildung“, nicht pauschal „für Qualitätszwecke“.
• **Umfang** — ganze Sitzung oder nur ein Ausschnitt, einmalig oder über mehrere Termine.
• **Verarbeitung** — dass die Aufnahme mit einem Online-Transkriptionsdienst verschriftet wird, dessen Dienstleister in den USA sitzen.
• **Empfänger** — wer das Transkript zu sehen bekommt, etwa Supervisor:in oder Ausbildungsgruppe.
• **Löschung** — wann Aufnahme und Transkript gelöscht werden.
• **Freiwilligkeit und Widerruf** — dass eine Ablehnung keine Nachteile für die Behandlung oder das Coaching hat und der Widerruf jederzeit möglich ist.

Wofür sich Transkripte eignen

• **Supervision und Intervision** — Statt aus dem Gedächtnis zu berichten, arbeitet die Gruppe mit ausgewählten, pseudonymisierten Passagen.
• **Ausbildungsfälle** — Für Prüfungen oder Falldarstellungen in der Weiterbildung, sofern die Ausbildungsordnung Transkripte vorsieht oder zulässt.
• **Reflexion im Coaching** — Eigene Fragetechnik überprüfen: Wie viel Redeanteil hattest du? Wo hast du Lösungen vorweggenommen?
• **Eigene Notizen** — Statt einer Sitzungsaufnahme diktierst du direkt danach deine Beobachtungen. Das ist die datensparsamste Variante und oft völlig ausreichend.

Datenminimierung in der Praxis

Je weniger identifizierende Informationen in der Aufnahme stecken, desto geringer das Risiko. Diese Regeln haben sich bewährt:

1. Nur aufnehmen, was du brauchst — Für die Supervision reichen oft 10 bis 20 Minuten einer Sitzung. Schneide die relevante Passage vor dem Upload heraus.
2. Keine Klarnamen im Gespräch — Vereinbare, dass in aufgenommenen Passagen möglichst keine Namen, Orte oder Arbeitgeber fallen. Was doch fällt, ersetzt du im Transkript durch Platzhalter wie [Name] oder [Ort].
3. Pseudonymisiert benennen — Ab Pro ordnet Scriptivo die Absätze automatisch den Sprechenden zu. Benenne sie neutral, etwa T für Therapeut:in bzw. Coach und K für Klient:in — nicht mit echten Namen. Gib beim Hochladen „2“ als Anzahl der Sprechenden an, dann wird die Zuordnung genauer.
4. Audio zeitnah löschen — Sobald das pseudonymisierte Transkript exportiert ist, löschst du Transkript und Audio in Scriptivo und die Originaldatei auf deinem Gerät, sofern du sie nicht aus anderen Gründen aufbewahren musst.

KI-Zusammenfassung: bewusst einsetzen

Mit Pro kannst du aus einem Transkript eine KI-Zusammenfassung erzeugen oder den Text umschreiben lassen, etwa in Stichpunkte. Für Sitzungsmaterial solltest du das bewusst entscheiden: Für diese KI-Textfunktionen wird der Transkripttext an den Dienstleister Anthropic (USA) übermittelt. Das Transkribieren selbst läuft über andere Dienstleister, ebenfalls in den USA.

Wenn du KI-Funktionen nutzt, dann am besten nur mit bereits pseudonymisiertem Text — und lies das Ergebnis kritisch. Eine KI-Zusammenfassung ist keine fachliche Einschätzung und kann Nuancen verschieben, die in einem therapeutischen Gespräch entscheidend sind.

Einstieg: klein anfangen

Teste den Ablauf zuerst mit einem Rollenspiel aus der Ausbildung oder einer eigenen Übungsaufnahme — kostenlos bis 30 Minuten, ohne Anmeldung. Wenn du für eine Supervisionsphase mehrere Sitzungen verschriften willst, reicht oft der 7-Tage-Pass für 7,99 € ohne Abo; für laufende Nutzung gibt es Pro. Wie lange das Verschriften von Hand dauern würde, zeigt der Transkriptions-Kosten-Rechner. Tipps zur Verschriftung nach festen Regeln findest du im Beitrag zu den Transkriptionsregeln nach Dresing & Pehl.